Mit dieser Datenschutzerklärung möchten wir Sie darüber informieren, wie wir personen­bezogene Daten verarbeiten. Wir sind uns bewusst, welche Bedeutung die Verarbeitung personenbezogener Daten für den Nutzer hat, und beachten dem­entsprechend alle einschlägigen gesetzlichen Vorgaben. Dabei ist der Schutz Ihrer Privatsphäre für uns von höchster Bedeutung. Deshalb ist das Einhalten der gesetzlichen Bestimmungen zum Daten­schutz für uns selbstverständlich.

Kontakt

amily GmbH
Sandstr. 33
80335 München

 

Externer Datenschutzbeauftragter

ePrivacy GmbH
vertreten durch Prof. Dr. Christoph Bauer
Burchardstr. 14
20095 Hamburg
datenschutz@amily.de

Sollten Sie direkt mit unserem Datenschutzbeauftragten kommunizieren wollen (beispielsweise, weil Sie ein besonders sensibles Anliegen haben), kontaktieren Sie diesen bitte auf dem Postweg, da die Kommunikation per E-Mail immer Sicherheitslücken aufweisen kann. Bitte geben Sie bei der Anfrage an, dass sich Ihr Anliegen auf die Firma amily GmbH bezieht.

 

Personenbezogene Daten

Personenbezogene Daten sind alle Informationen über persönliche und sachliche Verhältnisse einer bestimmten oder bestimmbaren Person. Darunter fallen Informationen und Angaben wie Ihr Name, Ihre Adresse oder sonstige Postanschrift, die Telefonnummer oder auch Ihre E-Mail-Adresse.

Im Rahmen eines Arbeitsverhältnisses erheben und verarbeiten wir ebenfalls Kontakt- und Adressinformationen, sowie Zahlungsinformationen, Krankenkasseninformationen, Versicherungsinformationen, steuerliche Informationen einschließlich Ihrer Religions­zugehörigkeit, von Ihrer Person angefertigtes Bildmaterial, Informationen über Ihre Arbeitsleistung einschließlich Ihrer gesundheitsbedingten Fehltage sowie von Ihnen getätigte Korrespondenzen, aus denen ein Personenbezug zu Ihnen erfolgt. Weitere personenbezogene Daten, die wir erheben, können Angaben zu Ihrem Beschäftigungs­verhältnis sein wie z. B. Ein- und Austrittsdatum, Tätigkeit und Titel, Arbeitszeit­erfassung, Daten zur Altersversorgung.

Rechtsgrundlage

Wir stützen uns bei der Verarbeitung Ihrer Daten auf die folgenden Rechtsgrundlagen:

 

·       Ihre Einwilligung, sofern Sie uns eine solche gegeben haben (Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO),

·       die Anbahnung oder Durchführung eines Vertrages mit Ihnen (Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO),

·       die Erfüllung von gesetzlichen Verpflichtungen (Art. 6 Abs. 1 lit. c) DSGVO),

·       die Umsetzung unserer berechtigten Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO)

 

Berechtigte Interessen

Bei der Verarbeitung Ihrer Daten verfolgen wir die folgenden berechtigten Interessen:

• Verbesserung unseres Angebots
• Schutz vor Missbrauch
• Direktmarketing
• Statistik

 

Datenquellen

Wenn nicht anders angegeben, erhalten wir die Daten von Ihnen (einschließlich über die von Ihnen verwendeten Geräte).

Speicherdauer

Wir speichern Ihre Daten,

• wenn Sie in die Verarbeitung eingewilligt haben, höchstens so lange, bis Sie Ihre Einwilligung widerrufen,
• wenn wir die Daten zur Durchführung eines Vertrags benötigen, höchstens so lange, wie das Vertragsverhältnis mit Ihnen besteht oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen laufen,
• wenn wir die Daten auf der Grundlage eines berechtigten Interesses verwenden, höchstens so lange, wie Ihr Interesse an einer Löschung oder Anonymisierung nicht überwiegt.
• sofern gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen, bis zum Ende der Aufbewahrungsfristen.

 

Verwendungszwecke

Personenbezogene Daten werden von uns nur dann und nur in dem Umfang und zu dem Zweck erhoben, zu dem Sie uns die Daten von sich aus, z. B. im Rahmen einer Registrierung zur Verfügung stellen.

Wir nutzen und speichern Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen unserer Dienstleistungen für die folgenden Zwecke nur, wenn Sie uns ausdrücklich hierzu Ihre Einwilligung erteilt haben:

·       Kundenakquise und Angebot von Dienstleistungen und Produkten: die Verarbeitung von Kundendaten zum Zweck der Akquise und der Abwicklung unserer Geschäftsbeziehungen ist hier geregelt

 

·       Kommunikation mit Geschäftspartnern und Kunden: als Unterstützung des „Customer Relationship Managements“ werden personenbezogene Daten unserer Geschäftspartner verarbeitet.

 

·       Abwicklung der geschäftlichen Tätigkeiten im Auftrag von Kunden: zur Erfüllung der beauftragten Leistungen durch unsere Mitarbeiter ist der Zugriff auf Kundendaten nötig. Dies beinhaltet Daten die zur Projektabwicklung sowie zur technischen Unterstützung notwendig sind.

 

·       Rechnungstellung und Inkasso: über unsere Buchhaltung werden zu diesem Zwecke Daten verarbeitet

 

Im Rahmen eines Arbeitsverhältnisses verwenden wir Daten zur Durchführung des Arbeitsverhältnisses.

 

 

Datenübermittlung

Im Rahmen eines Arbeitsverhältnisses übermitteln wir die Daten gegebenenfalls an involvierte Dienstleister, Konzerngesellschaften des Verantwortlichen sowie verbundene Unternehmen.

Bei eingesetzten Dienstleistern handelt es sich um folgende Kategorien:

Berufsgenossenschaften, Finanzämter, Wirtschaftsprüfer, Krankenkassen, Sozialversicherungsträger, Unternehmen zur Abwicklung von Gehaltszahlungen, Steuerberater, Unternehmen zur Abwicklung von Personaldaten, IT-Dienstleister.

Eine Weitergabe von Daten an Dritte erfolgt stets nur im gesetzlich zulässigen Rahmen und soweit dies für die Durchführung des Arbeitsverhältnisses erforderlich ist.

 

Gewinnspiel

Sollten Sie, z.B. im Zuge einer Umfrage, an einem Gewinnspiel durchgeführt durch die amily GmbH teilnehmen, ist die Angabe von persönlichen Daten notwendig. Der Teilnehmer versichert, dass die von ihm gemachten Angaben zur Person, insbesondere Vor-, Nachname und E-Mailadresse wahrheitsgemäß und richtig sind. Die Daten werden genutzt, um den Gewinner zu informieren.

Sämtliche personenbezogenen Daten des Teilnehmers werden ohne Einverständnis weder an Dritte weitergegeben noch diesen zur Nutzung überlassen werden.

Die in dieser Datenschutzerklärung genannten Rechte des Betroffenen, Speicherung und Löschung sowie Rechtsgrundlage bleiben davon unberührt und gelten ebenfalls.

 

Cookies

Cookies sind Datensätze, die in Datenbanken des Browsers gespeichert werden. Hier werden beispielsweise Nutzer-Identifikationsnummern gespeichert, die bei der Nutzung der Website an den Computer des Nutzers übermittelt und dort verwaltet wird. Die Datensätze werden dort für einen späteren Zugriff bereitgehalten. Typische Einsatzzwecke von Cookies sind zum Beispiel Sprachauswahl, Einwilligungsdokumentation oder die Authentifizierung des Nutzers. Die meisten Browser akzeptieren Cookies automatisch. Sie können Ihren Browser allerdings so einstellen, dass keine Cookies gespeichert werden oder vor dem Speichern eines Cookies eine explizite Zustimmung erforderlich ist. Außerdem können Sie bereits gesetzte Cookies jederzeit löschen. Bitte beachten Sie, dass das Deaktivieren von Cookies ggf. zu Einschränkungen bei der Nutzung unserer Webseite führen kann.

 

Dienste Dritter / Datenempfänger

Für verschiedene Funktionen unserer Webseite verwenden wir die Dienste Dritter.

Newsletter – Brevo (ehemals „Sendinblue“)

Der Versand der Newsletter erfolgt mittels Sendinblue, einem Dienst der Sendinblue GmbH, Köpenicker Straße 126, 10179 Berlin, Deutschland. Es wurde ein entsprechender Auftragsverarbeitungsvertrag abgeschlossen.

Verarbeitet werden zunächst die bei der Registrierung eingegeben Daten, wie z. B. Name, Unternehmen, mindestens aber die E-Mail-Adresse und Informationen zu Registrierung wie die IP-Adresse. Diese Daten werden auf unserem Server und bei Sendinblue gespeichert und verwaltet.

Die Newsletter enthalten einen sog. „web-beacon“, d. h. eine pixelgroße Datei, die beim Öffnen des Newsletters vom Server des Versanddienstleisters abgerufen wird. Im Rahmen dieses Abrufs werden zunächst technische Informationen, wie Informationen zum Browser und Ihrem System, als auch Ihre IP-Adresse und Zeitpunkt des Abrufs erhoben. Diese Informationen werden zur technischen Verbesserung der Services anhand der technischen Daten oder der Zielgruppen und ihres Leseverhaltens anhand derer Abruforte (die mit Hilfe der IP-Adresse bestimmbar sind) oder der Zugriffszeiten genutzt. Zu den statistischen Erhebungen gehört ebenfalls die Feststellung, ob die Newsletter geöffnet werden, wann sie geöffnet werden und welche Links geklickt werden. Diese Informationen können aus technischen Gründen zwar den einzelnen Newsletter-Empfängern zugeordnet werden, es ist jedoch weder unser Bestreben, noch das des Versanddienstleisters, einzelne Nutzer zu beobachten. Die Auswertungen dienen uns viel mehr dazu, die Lesegewohnheiten unserer Nutzer zu erkennen und unsere Inhalte auf sie anzupassen oder unterschiedliche Inhalte entsprechend den Interessen unserer Nutzer zu versenden.

Der Versanddienstleister kann die Daten der Empfänger in pseudonymer Form, d. h. ohne Zuordnung zu einem Nutzer, zur Optimierung oder Verbesserung der eigenen Services nutzen, z. B. zur technischen Optimierung des Versandes und der Darstellung der Newsletter oder für statistische Zwecke verwenden. Der Versanddienstleister nutzt die Daten unserer Newsletter-Empfänger jedoch nicht, um diese selbst anzuschreiben oder um die Daten an Dritte weiterzugeben.

Die Datenverarbeitung erfolgt auf Grundlage Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) oder, wenn eine solche nicht notwendig ist, auf Grundlage des berechtigten Interesses am Direktmarketing (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden, indem der Newsletter abbestellt wird, z.B. durch Klicken des entsprechenden Links in jeder Newsletter-E-Mail oder per E-Mail-Mitteilung an uns. Die vor Widerruf auf Grundlage der Einwilligung erfolgten Datenverarbeitungsvorgänge bleiben davon unberührt.

Die Datenschutzbestimmungen vom Sendinblue/Brevo können Sie unter https://de.sendinblue.com/legal/privacypolicy/ einsehen.

 

Zur Durchführung des mit uns geschlossenen Vertrages verwenden wir weitere Dienste Dritter:

Wir nehmen die Dienste Dritter unter anderem in folgenden Bereichen in Anspruch: IT-Dienstleistungen, Bürosoftware, Marketing, Finanzen, Vertrieb, Office Management, Logistik und Druck.

Atlassian

Für die Durchführung von Support-, Verkaufs- und Projekttätigkeiten verwenden wir die Produkte JIRA und Confluence der Atlassian Pty Ltd (Level 6, 341 George Street, Sydney NSW 2000, Australien). Es wurde ein entsprechender Auftragsverarbeitungsvertrag abgeschlossen.

Verarbeitet werden Login- und Kontaktdaten wie Name, E-Mail und gegebenenfalls weitere zur Vertragserfüllung nötigen Daten.

Weitere Informationen zum Anbieter finden sie unter:
https://www.atlassian.com/legal/privacy-policy#what-this-policy-covers.

Microsoft 365

Zur Kommunikation sowie zur Speicherung von Daten, die zur Vertragserfüllung notwendig sind, verwenden wir Dienste aus der Produktfamilie Microsoft 365, wie Outlook, Teams, OneDrive, SharePoint.

Für weitere Informationen zu der Datenverarbeitung siehe hierzu auch die Datenschutzerklärung von Microsoft.

Bei der übrigen Datenverarbeitung im Rahmen von Microsoft 365 handelt als Auftragsverarbeiter der amily GmbH gemäß Art. 28 DSGVO (Austausch von Dateien über Teams, SharePoint oder OneDrive oder die Verarbeitung von Kalendereinträgen).

 

Im Rahmen eines Arbeitsverhältnisses verwenden wir weitere Dienste Dritter:

Factorial

Für Abwesenheitsmanagement, digitale Personalakte sowie Recruiting verwenden wir die Dienste von Factorial der EVERYDAY SOFTWARE, S.L., C/ d’Àlaba, number 61, 5-2, 08005 – Barcelona, Spanien. Es wurde ein entsprechender Auftragsverarbeitungsvertrag abgeschlossen.

Verarbeitet werden alle zur Personalführung sowie dem Recruiting notwenigen Daten

TeamViewer

Für sowohl interne als auch externe Technische Unterstützung verwenden wir die Fernwartungssoftware TeamViewer der TeamViewer Germany GmbH, Bahnhofsplatz 2, 73033 Göppingen, Deutschland. Es wurde ein entsprechender Auftragsverarbeitungsvertrag abgeschlossen.

Verarbeitet werden die bei der Registrierung eingegebenen Daten, wie beispielweise Name und E-Mail-Adresse.

TeamFON

Für Telefonie-Dienste verwenden wir TeamSIP der TeamFON GmbH, Schloßschmidstraße 5 (6. OG) 80639 München, Deutschland. Bei dem Dienstangebot handelt es sich um einen Telekommunikationsdienst im Sinne des Telekommunikationsgesetzes (TKG).

Verarbeitet werden die bei der Registrierung eingegebenen Daten, wie Name und E-Mail-Adresse.

Hornetsecurity

Wir setzen Produkte und Dienstleistungen der Hornetsecurity GmbH ein (Am Listholze 78, 30177 Hannover) um die Sicherheit unserer IT-Infrastruktur und Kommunikationssysteme zu gewährleisten. Diese Lösungen dienen insbesondere dazu, unsere E-Mail-Kommunikation vor Bedrohungen wie Spam, Phishing, Malware und Ransomware zu schützen. Darüber hinaus ermöglichen sie eine sichere Verschlüsselung, Archivierung und kontinuierliche Verfügbarkeit von E-Mails.

Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt dabei ausschließlich im Rahmen der vertraglich vereinbarten Leistungen und gemäß den geltenden Datenschutzgesetzen, insbesondere der DSGVO. Die Datenverarbeitung dient der Erfüllung unseres berechtigten Interesses an der Abwehr von Cyber-Bedrohungen, der Sicherstellung einer DSGVO-konformen Datenverarbeitung sowie der Aufrechterhaltung unserer Geschäftskontinuität.

Weitere Informationen zur Datenverarbeitung durch Hornetsecurity finden Sie in deren Datenschutzhinweisen.

 

Übertragung in Drittländer

Es findet eine Datenübertragung in Länder außerhalb der Europäischen Union statt. Wir übermitteln personenbezogene Daten nur in Drittländer, bei denen die EU-Kommission ein angemessenes Schutzniveau bestätigt hat oder wenn wir den sorgfältigen Umgang mit den personenbezogenen Daten durch vertragliche Vereinbarungen oder andere geeignete Garantien, wie Zertifizierungen oder nachgewiesene Einhaltung von internationalen Sicherheitsstandards, sicherstellen können.

–       USA (EU-U.S. Data Privacy Framework)

–       Indien (Standard Contractual Clauses)

 

Ihre Rechte

Als Betroffener haben Sie die folgenden Rechte:

• Auskunft über die Verarbeitung Ihrer Daten zu verlangen, sowie den Erhalt einer Kopie Ihrer personenbezogenen Daten. Auskunft können Sie unter anderem verlangen über die Zwecke der Verarbeitung, die Kategorien der personenbezogenen Daten, die verarbeitet werden, die Empfänger der Daten (sofern eine Weitergabe erfolgt), die Dauer der Speicherung oder die Kriterien für die Festlegung der Dauer;
• die Sie betreffenden personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten oder an einen anderen Verantwortlichen zu übermitteln;
• Ihre Daten zu berichtigen. Sollten Ihre personenbezogenen Daten unvollständig sein, so haben Sie, unter Berücksichtigung der Verarbeitungszwecke, das Recht die Daten zu vervollständigen;
• Ihre Daten löschen oder sperren zu lassen;
• die Verarbeitung einschränken zu lassen;
• der Verarbeitung Ihrer Daten zu widersprechen;
• Ihre Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer Daten für die Zukunft zu widerrufen und
• sich bei der zuständigen Aufsichtsbehörde über eine unzulässige Datenverarbeitung zu beschweren.

Bei Fragen zu den Datenschutzmaßnahmen der Firma amily GmbH wenden Sie sich bitte per E-Mail an: datenschutz@amily.de oder data-protection@amily.de.

 

Erfordernis oder Verpflichtung zur Bereitstellung von Daten

Soweit dies bei der Erhebung nicht ausdrücklich angegeben ist, ist die Bereitstellung von Daten nicht erforderlich oder verpflichtend.

 

Stand dieser Datenschutzerklärung

09.04.2025

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu ändern.

Sofern Sie Links folgen, die einen neuen Frame öffnen, verlassen Sie das Internetangebot der amily GmbH. Bitte beachten Sie die dort ausgewiesenen Datenschutzerklärungen. Alle Anbieter sind den gesetzlichen Regelungen zum Datenschutz unterworfen. Für alle Links zu fremden Anbietern gilt untenstehender Haftungsausschluss.

 

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